跨境尽调资料怎么稳妥准备？章程、财报与合同的翻译编号和安全交付

跨境尽调资料准备，核心是让原件、译文和披露权限可追溯

跨境尽调资料不要从“把文件全部翻成英文”开始。更可靠的顺序是：确认披露范围 → 建立资料目录 → 保留原件 → 整理工作副本 → 决定哪些文件可进入云端翻译 → 核对译文 → 原文译文配对 → 按权限交付。公司章程、财务报表和重大合同的核对重点不同，不能只靠一个总文件夹和“最终版”文件名管理。

先给结论

OOCCRR 适合在浏览器本地完成扫描件转 PDF、排序合并、Bates 编号与元数据清理；这些步骤不负责翻译，也不判断披露是否合法。

OLTranslation 是云端文档翻译服务，适合经组织授权的工作译文；文件会离开本地设备，不能把它描述为本地处理。

AI 译文不是认证译文、律师审阅或审计意见。接收方要求认证、盖章、公证或人工专业翻译时，应使用其认可的服务。

任何资料能否上传外部云服务，应先经过交易负责人、法务、合规或数据责任人的批准。

先冻结范围：尽调清单不是“能找到什么就上传什么”

不同交易、法域和阶段的尽调范围并不相同。欧盟委员会发布的相关尽调指南也强调基于风险评估交易伙伴、交易和货物；该指南聚焦制裁规避风险，不能直接当成并购项目的完整清单，但能说明“尽调必须围绕具体风险和范围开展”：欧盟委员会尽调指南。

开始前先记录以下六项：

范围字段	应确认内容	未确认时的动作
项目与阶段	初步意向、正式尽调、签约前补充还是交割归档	不上传全部历史资料
文件清单	公司、财务、商业、税务、人事、知识产权等哪些目录在本轮开放	向请求方确认缺项与优先级
语言要求	哪些文件必须全文翻译，哪些只需摘要或无需翻译	不自行扩大翻译范围
译文效力	工作译文、人工审校、认证翻译、翻译盖章或公证	按接收方书面要求选择
数据边界	是否含个人信息、商业秘密、受限技术或数据出境限制	先做法务与合规评估
交付规则	VDR 目录、命名、单文件大小、权限、水印与下载限制	不用普通邮件临时替代

本文是文件整理与翻译交付流程，不替代律师、会计师、税务顾问、数据合规人员或交易文件的正式要求。

用四类目录管理章程、财报和合同

跨境尽调资料室的四类目录、稳定编号与权限结构

先建立总索引，再把文件放进目录。一个可复用的最小结构是：

目录	典型材料	译前必须核对	建议权限
`01_corporate`	注册证书、公司章程、股东名册、董事决议	主体名称、注册号、股本、治理条款、签章页	按交易团队授权
`02_financial`	审计报告、三大报表、附注、管理账	会计期间、币种、单位、审计意见、表间勾稽	财务与指定顾问
`03_contracts`	销售、采购、借款、租赁、许可及其补充协议	主体、金额、期限、附件、变更、适用法律、签署状态	按合同敏感级别分层
`04_issues`	诉讼、监管问询、例外事项与补充说明	文件状态、日期、责任人、是否仍有效	限制组或 counsel-only

每份文件分配稳定文档号，例如 COR-001、FIN-014、CON-027。总索引至少记录：文档号、文件类型、主体、日期、语言、原件页数、译文状态、版本、敏感级别、权限组、上传位置和备注。不要把完整身份证号、账户号或商业秘密写进文件名。

八步完成原件、译文和资料室交付

第1步：保留原件，另建工作副本

下载件、盖章扫描件和签署 PDF 应进入只读原件目录；所有旋转、合并、编号、翻译和元数据处理都在副本上进行。原件与工作副本可分别命名为 CON-027_original_zh.pdf 和 CON-027_working_zh.pdf，不要用处理后的文件覆盖原始证据。

若资料来自纸张或手机照片，可用图片转 PDF按原页序成册；页面方向混乱时使用PDF 智能旋转。完整保留骑缝章、签字、页码、附件标记和纸张边缘，不使用内容消除、美颜或会改变文字的滤镜。图片转 PDF 只负责把页面成册，不会给扫描图生成可选择、可翻译的文字层。

第2步：按文档边界整理，不要把整个资料室合成一个PDF

一份公司章程的正文、修订页和签章页可以按确认后的顺序组成一个文档；不同年度财务报表、不同合同或不同主体的资料通常应分别管理。只有资料室规则要求单文件时，才用PDF 合并组合相关副本。

企业材料的分类、页面尺寸和密码边界可参考企业资质材料合并 PDF 检查表。合并工具只拼接页面，不会识别某份补充协议属于哪一份主合同，文档边界必须由项目人员确认。

第3步：给披露副本添加稳定编号

当项目需要页级引用时，可在保留无编号原件后，对披露副本使用PDF Bates 编号。前缀可结合目录和项目，例如 FIN-000001、CON-000001；编号起止值、批次、文件名和生成日期应写入编号日志。

Bates 编号会写入页面内容，因此不能当作随时可撤销的标签。它也不等于合同原页码，不能改变条款引用。具体设置与续号方式见Bates 编号指南。

第4步：先做“能否云端翻译”的授权判断

OOCCRR本地整理、授权边界、OLTranslation云端翻译与人工复核

在把文件交给任何在线翻译服务前，逐份标记：

是否含个人信息、客户数据、薪酬、账户、未公开价格、源代码或受限技术。
保密协议、VDR 规则和客户指示是否允许使用外部云服务。
数据存储地域、第三方处理、留存期限和跨境传输是否经过合规确认。
是否可以使用脱敏摘录，还是必须由受控人工渠道处理全文。

OLTranslation 隐私政策说明其翻译功能会由第三方处理文档内容，处理方式包括存储和翻译。因此，OOCCRR 的“本地处理”不能延伸到 OLTranslation：一旦上传翻译，文件就进入云端处理链路。若项目禁止外部云处理，应停止此路线并使用组织批准的翻译渠道。

第5步：按文档类型分批翻译，不把AI译文当最终意见

先打开 PDF，尝试选择并复制一句正文。当前OLTranslation PDF 翻译能力说明明确限定为文本型 PDF，暂不支持扫描版或图片型 PDF，也不提供 OCR。应按以下结果分流：

检查结果	翻译路线	必须保留的边界
正文可以逐字选择，复制后顺序基本正常	通过云端授权后，可进入 OLTranslation 试译	文本型不等于低敏感，仍需先过授权门槛
整页只能像图片一样选中	不要直接上传期待自动 OCR；优先索取原始 Word 或文本型 PDF	原始扫描件继续作为核对依据
文字能选中但复制乱码，或只部分页面有文字层	视为混合/异常 PDF，先用组织批准的 OCR、人工录入或专业翻译渠道处理	OCR 输出是工作副本，必须逐项校对

经授权且确认是文本型的 PDF，可进入OLTranslation PDF 翻译；Word、Excel 或 PowerPoint 可使用其办公文档翻译。扫描件若经过批准的 OCR 变成可编辑文件，应先对照原件核对文字、数字、页序和签章说明，再决定是否进入下一次云端翻译，不能把两次机器处理的输出当成已审核内容。

先选 1–2 份代表性文件试译，确认语言方向、页面范围、排版和术语，再分批处理；不要把几十份不同密级文件一次性投入同一批次。

OLTranslation 的相关专题可用于建立分文种核对表：

这些工具与文章帮助生成和检查工作译文，但不自动赋予认证、盖章、公证或法律效力。

第6步：分别复核章程、财报和合同的高风险字段

文档类型	必做复核	常见严重错误
公司章程	公司法定名称、股东/董事、注册资本、股份类别、表决比例、条款号、签章页	同一主体出现多个英文名；比例或否定词译错
财务报表	报告期间、币种与单位、会计科目、正负号、括号、合计、附注号、审计意见	千元误作元；负数丢失；三张报表名称混淆
重大合同	当事方、定义、金额币种、期限、自动续约、终止、责任限制、争议解决、附件和修订	shall/may 含义混淆；主合同与补充协议未配对

英国 HMRC 关于外语客户尽调资料的内部手册指出，应评估企业是否理解外语文件；对公司章程等用于确认法人细节的高风险材料，在线翻译是否足够应采用风险导向判断，并可能需要认证翻译。这是英国特定监管语境下的指引，但其“按风险选择译文层级”的方法对跨境项目有参考价值：HMRC 外语尽调记录说明。

第7步：让原文、译文和审校记录一一对应

公司章程、财务报表和合同的原文译文版本配对

每份译文都应能回到唯一原件。推荐成组命名：

CON-027_original_zh.pdf
CON-027_translation_en_v1.pdf
CON-027_translation_en_reviewed_v2.pdf
CON-027_review_log.xlsx

审校记录应写明页码或 Bates 号、原文、当前译文、修改建议、责任人和确认状态。译文页数与原文不同并不必然错误，因此不要只按“第 12 页对第 12 页”机械配对；应同时使用条款号、表名、附件号和稳定文档号定位。

第8步：上传VDR，按最小权限交付并记录变更

最终资料室应把目录、文件权限和披露阶段对应起来。高敏感合同、人事数据、客户清单或受限技术可单独设组；是否允许下载、打印、复制或动态水印，应由交易规则决定。不要因为 OOCCRR 提供免费的PDF 水印和PDF 加密就默认处理全部文件，VDR 可能需要自己实施水印和访问控制，也可能拒绝密码文件。

每次替换文件都记录旧版本、新版本、替换原因、批准人和时间。若译文更新，原文未变，也应更新配对索引；若原文换版，旧译文应标记过期，不能继续留在“当前”目录里。

两个网站如何分工：本地整理与云端翻译不能混写

环节	推荐站点	处理位置	费用边界	能力边界
照片转 PDF、旋转、合并	OOCCRR	浏览器本地	当前价格表列为免费	不翻译、不判断披露范围
Bates 编号、元数据清理	OOCCRR	浏览器本地	当前价格表列为免费	只处理副本；元数据清理不删除页面可见信息
文本型 PDF/Office 文档翻译	OLTranslation	云端	使用账户额度；持续或批量使用有 VIP/页数包付费方案	不支持扫描/图片型 PDF 或 OCR；AI 工作译文不等于认证翻译或专业意见
专业审校、认证、公证	接收方认可的人员或机构	依项目安排	通常另行计费	以法域、接收方和合同要求为准

OLTranslation 价格页面列出 VIP 和文档页数包，并说明按页或字符折算配额；首页展示的有限赠送额度不代表持续、批量翻译完全免费。本文不会把 OLTranslation 的付费配额、VIP 或页数包描述成免费服务。OOCCRR 也不是所有功能都免费：PDF 转 Word、Word/PPT/Excel 转 PDF 等会员能力不在本文免费整理流程中，最新范围以OOCCRR 价格与功能表为准。

提交前检查表

检查项	通过标准
披露范围	文件与当前尽调请求一致，未把“可能有用”当作授权
原件保护	原始下载件或扫描件只读保存，所有处理发生在副本
文档边界	章程、各期财报、主合同与补充协议关系清楚
稳定编号	文档号、Bates 号与编号日志可对应，无重号或断档
云端授权	每份上传翻译的文件均通过保密和数据合规判断
译文复核	主体、币种、单位、数字、否定词、条款号和签章页已检查
效力说明	工作译文未冒充认证译文、审计意见或法律意见
原译配对	每份译文能定位唯一原件、版本和审校记录
权限交付	VDR 组、下载/打印权限、水印和密码符合项目规则
费用说明	OOCCRR 免费工具与 OLTranslation 额度/付费方案没有混写

常见问题

Q：跨境尽调资料应该全部翻译吗？

不应该默认全部翻译。先由请求方和项目负责人确定语言范围、优先级与译文效力；背景资料可能只需摘要，核心章程、财报或重大合同可能需要全文及人工审校。

Q：OLTranslation翻译可以直接作为认证译文吗？

不能默认可以。OLTranslation 生成的是云端 AI 工作译文；接收方要求认证、翻译盖章、公证或具名译者声明时，应交由其认可的人员或机构办理。

Q：保密合同可以上传在线翻译吗？

只有在保密协议、客户指示和组织政策允许，并完成数据处理评估后才可上传。禁止外部云处理或包含受限数据时，应使用批准的受控渠道。

Q：扫描版PDF可以直接用OLTranslation翻译吗？

当前不可以。OLTranslation 的 PDF 翻译仅支持文本型 PDF，暂不支持扫描版或图片型 PDF，也不提供 OCR。图片转 PDF 只把扫描页成册；应优先索取原始可编辑文件，或通过组织批准的 OCR、人工录入或专业翻译渠道处理并校对。

Q：Bates编号应该加在原件还是译文上？

保留无编号原件，再对披露副本编号。原文和译文可以使用同一文档号，但页码数量不同时不应假设 Bates 号逐页完全对应，应以条款号、表名和配对索引辅助定位。

Q：PDF元数据清理会删除合同里的敏感内容吗？

不会。它清理作者、软件名等文档属性，不会移除页面上可见的姓名、金额、账号、签章或条款。正文披露范围仍需人工和合规审核。

Q：这套跨站流程是免费的吗？

不是全部免费。本文使用的 OOCCRR 图片转 PDF、智能旋转、PDF 合并、Bates 编号和元数据清理按当前价格表为免费本地工具；OLTranslation 翻译消耗账户额度，并提供 VIP 与页数包付费方案。认证或人工专业翻译通常还需另行采购。

小结：先控制披露，再整理和翻译

跨境尽调资料的可靠交付链路是：冻结范围 → 建索引 → 保留原件 → 本地整理副本 → 判断云端授权 → 分批翻译 → 专业复核 → 原译配对 → 最小权限交付。OOCCRR 与 OLTranslation 可以在同一流程中互补，但两者的处理位置、费用和能力边界必须始终分开说明。